このシステムは、初期設定が簡単で全国どこの小学校でも、そして教科書移行期間に起こるイレギュラーな様式にも対応しています。このサイトは、全国の先生方の負担軽減を目指していますので、どなたでも無料で使うことができます。様式が自動作成できますので、教育委員会等でお仕事をされている方にも便利なシステムになっています。
このシステムの特長
１ 初期設定が簡単
学校の所在地と電話番号、教科書を扱う担当書店の情報、担当者の情報、教科書給与日等の情報を入れると全ての書類に自動反映します。
２ 全自治体対応・移行措置にも対応
各学年で配付する教科書の略称と記号を入力すると、あらゆるところに反映します。また、下巻の有無や移行期間で会社が複数になる場合や、転校生に旧版の教科書を配付するといったイレギュラーな事案にも対応しています。この情報を入力したものを各校に配付すれば、ものすごい業務改善になるのですが…。時短効果は革命的です。
２ 極限まで効率化
１，名簿作成
このシステムは全校一括で名簿を貼り付けられますので瞬時に終わります。名簿を貼れば自動的に各学級に振り分けて人数も集計しますので、完成した書類を確認すればミスも発見できます。学級事に担任が印を押していた時代もありましたが、教務の職員が一括で行って、印刷したものを担任が最終チェックすればミスもなく一瞬で終わります。学級事の整合性チェックももちろん不要です。
また、公式の「需要数及び受領冊数集計業務」システムを使ったことがある方であればわかると思うのですが、あれ、児童の名簿をExcelからコピペできないときがありますよね。いちいちテキストファイルなどに貼り付けて行わないと行けないとか？そんな問題も考えなくてOKです。
２，ワンクリックで書類作成
この画像を見ていただければ一目瞭然。このボタンをクリック
公式システムで必要な「整合性チェック」がなくていいのか？と思われる方もいらっしゃると思いますが、そもそもシステムを使わずに手書きをしている学校もあります。そして、今までの経験上ですが、整合性チェックのエラーはシステムが分かりにくいことによって起こる設定ミスか、手順が複雑なことによって起こるミスによるエラーです。特別支援学級の設定も影響して、どこで何がおかしいのかも分からず時間だけが過ぎていく・・・。そんなイライラもこのシステムを使えば一発解決です。
３，FAXの鏡文までついている
転入児童に給与する教科書があるときに、書類作成と同時にFAXの鏡文も一緒に作成できます。文面の中に「今回の発注数は計●冊です」と入りますので2重チェックも行えます。「作ってきたから分かるんだ！」というCMがありますが、業務を担当してきたからこそ、何が必要で何が問題なのかが分かるのです。
3，PDF自働保存＆エラーはほぼなし
このシステムで作成する書類はクリックでPDFになり、自動的に保存もされます。登録や呼び出しなどに時間がかからず、PDFなのでいつでも確認でき、再発行も容易です。
このエラーが起こるのは「PDFで出力した資料を閉じないまま再度続けて出力」したときのみ
マクロの関係上唯一怒るエラーが、うっかりPDFを何度も出力したときです。それでも、「終了」をクリックして、PDFを閉じて再度実行すれば問題が解決します。
引継ぎ不要
公式システムには以下の課題があります。
これらのことを次の担当者に引き継ぐのは気が重いですよね。もちろん、滞りなく進めばマスタ読み込みや整合性チェックはクリアできる問題です。しかし、これがなかなかうまくいかないのです。操作画面もなれるまで分かりにくく、パソコンを使い慣れている方である私も毎年ハマっていました。そもそも、言葉が難しくて初めて担当した人がひと目でわかるものではありません。このシステムは、「誰でも簡単にこの業務ができる」ように作成しています。全ては次の説明動画を見て下さい。5分ほどで教科書業務の全体像が分かります。
転出・転入もワンクリックで解決
突然の転入・転出があり、しかも久しぶりのことであったりすると、何をすればよいかパッと思い出せないことがあります。そして、思い出しながらひとつずつ書類を作成していきますが、うっかり間違えたり忘れたりすることがあります。このシステムでは、必要最低限の必要事項を入力し、あとはワンクリックで全ての書類が出力できるようになっています。
転出
この画面を見て何をしたらしたらいいか分かりますか？
そうです、名簿に転出日と転出先を入れて、ここに年・組・番号を入れるだけです。そんな感じで簡単に操作できます。
今まで教科書業務を担当すると書類作成で気が重かった方もいらっしゃると思いますが、このシステムを使えばほとんどの作業が一瞬で終わります。余裕ができた時間で書類の確認ができるのでミスも減ります。何より、新学期の忙しい時期に多くの時間を割かなくてよくなるので、担任の先生方のサポートにも回れます。なお、特別支援学級や中学校には対応していませんので、そちらでお勤めな方で興味のある方はこのシステムをバーションアップしてくれる方がいれば嬉しいです。
システムのダウンロード
・zipファイルは右クリックで「すべて展開」をしてください。
・コンテンツの有効化が求められる場合は許可してください。
