小学校版 月別教育計画(行事予定)Excel雛形 インストール不要 Release

Excel 週案・時間割作成システム二刀流(インストール不要)

\ インストール不要なので学校でもDownloadできます /

 先生の仕事のひとつに授業計画(週案作成)があります。週案作成は、初めに校内の行事予定を確認し、それから年間の時数を意識しながら授業の進度を調整します。理科室や音楽室、体育館などの割当や専科指導などを考慮しつつ、同学年を担任する職員とも授業の進め方などの情報を共有して計画を立てていきます。
 週案が完成すると、今度はそれをもとに各学級のさらに詳しい計画をたて、ようやく子どもに配付する時間割の作成へと進んでいきます。この時間割も、細かいところで言えば日付や曜日の修正から始まり、教科や内容の入力、持ち物の連絡など繰り返しの作業が続きます。
 このシステムは週案の作成に必要な情報を自動で取り込むことで週案の作成を楽に進めることはもちろん、各学級が情報をリアルタイムで取得しながら作業が進められるようにしたことで、打ち合わせをしながら同時に時間割の作成ができるようにしています。また、自動化できるものは極限まで自動化することで、仕事の効率化と時短を実現しています。

目次

動画解説(12分)

 校務パソコンなどで、YouTubeが再生できない環境の場合は、スマホなどでこのQRコードを読み込んでご覧ください。

このシステムを使うメリットと主な機能

 今回の週案作成システム二刀流は「週案作成」「配付時間割作成」を同時に進めるので二刀流・・・というわけですが、この作業をより効率的に進めるための工夫をたくさん盛り込んでいます。

週案作成担当者【親クラス用】

 週案を作成する先生でいえばこれが便利!

1,基本の情報を確認したり入力したりする手間を省くことができます
① 日付や曜日の入力が年度初めに一括で終了
② 最新の校内行事予定を自動取得(「月別教育計画」との連動機能を使用する場合)
③ 授業を実施する日やその日の時数を自動取得(「月別教育計画」との連動機能を使用する場合)
④ 専科の時間割も2つまで読み込んで資料として表示させることができる。
⑤ 基本の時間割を作成して反映させる、基本取得機能搭載でさらなる時短を実現。
⑥ 教科の入れ替えをしたいときもボタンをクリックする(ショートカットあり)ことで時短

2,時数集計を随時行うことで見通しをもつことができます
① 教科の実施時数を自動集計します。
② 端数時数や科目名の読み替えでの集計も可能です。(保健を体育、書写や習字を国語やこくごとしてもカウント)

3,他の職員との情報共有もより効率よく行えます
① 「全校」「学年」「理科」など任意の単語を含むセルに色を付ける、キーワード着色機能搭載!
② 伝達事項や確認事項を入力すると各先生の時間割シートにも反映。

4,Excelさえあれば、どこでも、どなたでも簡単に使えます
① 特別な操作は必要ないのでどなたでも簡単に使用できます。
② インストール不要のシステムのため、Excelが使えるPCであればどこでも作業可能。
※ データを持ち出して作業する場合、月別行事予定や専科情報などは、最後に読み込んだものが表示されます。リンクを再設定するか、元のフォルダに戻して作業すると最新の週案情報に更新されます。その場合も、自分の変更部分は上書きされないので安心してください。

時間割を作成する目線で【子クラス用】

 通常は週案の打ち合わせ後に各学級の時間割作成を始めることになるので、打ち合わせのタイミングが遅ければ時間割を作成する時間も遅くなり余裕がなくなります。このことが原因で水曜日や木曜日に帰宅が遅くなる先生がいるかもしれません。このシステムでは、週案の検討と同時に各学級の時間割も作成できる工夫を盛り込んでいます。

1,週案の最新データをリアルタイムで取得できます
リンクの設定をしておけば、別ファイルの「親クラス」情報を随時取得。
① 日付や曜日の入力が不要
② 行事予定を自動取得

2,教科の入れ替えなどがよりスムーズに行えます
① 週案同様の入れ替え機能で作業を効率化!コピペも再入力も不要!大幅時間短縮を実現。
② 週案上の時数と自分の学級の時数をカウント 差をリアルタイム表示!
③ 変更した部分は着色されるため、変更漏れを防ぐことができます。

3,見落としを防ぐ工夫
① 「1組」「5-1」「テスト」など任意の単語を含むセルに色を付ける、キーワード着色機能搭載!
② 週案の伝達事項も表示

4,Excelさえあれば、どこでも、どなたでも簡単に使えます
① 子クラスを別ファイルにしたことで、週案のデータを更新中でも同時に作業できます!
② ExcelがインストールされているPCであれば自宅でも作業可能。
※ データを持ち出して作業するときの週案データは、最後に読み込んだものが表示されます。リンクを再設定するか、元のフォルダに戻して作業すると最新の週案情報に更新されます。その場合も、自分の変更部分は上書きされないので安心してください

「新・二刀流システム」は、これらの情報を一括で整理して、児童配付用の時間割まで仕上げてしまうものです。

ダウンロードと初期設定

システムをダウンロード「展開」して【親】ファイルを開く。

\ インストール不要なので学校でもDownloadできます /

 上のリンクから「週案作成システム」をダウンロードします。インターネットからダウンロードした場合は、「保護されたビュー」としてロックされていることがありますので、編集を有効にするをクリックします。

 続いて、セキュリティの警告が表示されることがあるので、「コンテンツの有効化」をクリックして、無効にされているマクロを有効にします。

 デフォルトでは、行事予定や外国語等の専科情報を他のファイルから読み込めるようになっています。「このブックには、他のデータソースへのリンクが含まれています。」と出ますので、「更新する」をクリックします。

 場合によっては、次のようなダイアログが表示される場合があります。この場合はとりあえず「続行」をクリックして次に進みます。

年に一度の「設定」

 二刀流週案作成システムを初めて使用するときに、いくつか設定が必要です。順番に進めていけば2~3分程度で簡単に終了します。

設定タブで基礎情報を入力する(必須)

Excelファイルを開くと、次のようなタブがありますので「設定」のタブを開きます。

 たくさん情報がありそうですが、必ず設定するところは次の部分です。しかも、よくよく見ると大した内容ではありませんので落ち着いて進めていきます。

最初の30秒で 

①2021年 ②何年生担任か ③学校名

次の1分で…

④始業式のある週の月曜日は何日か…例えば…

2021年の1学期は4月6日が始業式。火曜日なのでその前日の5日と入力。2学期は8月18日水曜日が始業式。なので、その週の月曜日の16日。3学期は1月19日水曜日が始業式なので17日と入力します。

次の1分で…

⑤ 時数集計は各学校で立てている計画を入れます。この資料がすぐ手元にあれば1分で終わる仕事です。事前に探しておきましょう。もちろん、学年によって異なるので注意しましょう。年度の途中からこのシステム使用を開始する場合は、矢印の先のグレーの部分に実施済みの時間を入れることで、いつからでもこのシステムを使い始めることができます。

必要に応じて便利機能の設定をする(任意)

 以上で基本設定は終了ですが、より便利に使用するために次のところをカスタマイズできます。

⑤ 時数集計でカウントする単語をカスタマイズできる!
 運動会練習や保健は「体育」ですし、書写や習字は「国語」ですよね。低学年向けに「こくご」としても国語で数えてくれるように設定できます!

⑥ 端数時間をカウントできる!
10分や15分などの短時間の計画は分数でカウントします。例えば、小学校では45分授業を行うので10分間は2/9時間、15分間は1/3時間とします。中学校では50分授業になるので同様に10分間は1/5時間、15分間は3/10時間としてカウントします。

週案作成をさらに便利にする設定

① 特別教室情報・基本時間割設定

 特別教室やTTなどの情報を入れておけば、週案作成画面の上の方に表示されます。もちろん、未入力でも問題はありません。また、例のような基本時間割をここに入れておけば、クリックひとつで週案原案として入力されます。

② プルダウンリスト、着色設定

 プルダウンリストのメニューに表示するものや、週案上で着色したい文字の設定ができます。専科情報の着色は、週案の下にある専科用時間割で、着色に使うキーワードを設定するものです。

【拡張】専科時間割・月別行事予定連携

 今回のバージョンアップでは、外部データとのリンクを設定しています。専科用の時間割や月別行事予定が複数の学年やクラスで共有できるようになっています。設定の仕方は、「設定タブ」の右側に詳しく載っています。

「月予定」の入力

 次に「月予定」のタブを開いて行事予定を入れます。

① 従来の使用方法

 連携機能はデフォルトではOFFになっていますので、この機能を使用しないばあいはそのまま使ってください。

 その日に行う授業時数を入れていきます。カレンダーの背景が白になり、週案も実施コマ数に合わせてグレーから白に変わります。ここに入力した行事予定や会議は、週案作成や時間割作成でも使えるように自動で反映していきます。

コピペする時は、書式が崩れないように「値」や「数式」を使うといいです。セルの結合が…などと出る場合は数式を使うとうまくいくことが多いです。

② 教育計画の連携機能を使用する

 連携機能の「使用する」をクリックすると、ONに変わり、カレンダーが拡張されます。初期設定でリンクの設定をしていない場合は、このページの説明の手順に沿って「リンクの設定」を行ってください。月別行事予定の変更が自動的に反映しますので、各学年、学級で入力する必要がなくなります。学校としてこの月別教育計画を使ってもらえたらすごく楽ですよね。

 各学年の予定や個人の会議などは、手動追加に記載します。手動と自動を合わせたものが、週案や時間割作成ページに反映するようになっています。

週案の作成

  さて、いよいよ週案を作成します。といっても、週案1学期のタブを開くと、すでに日付や曜日、行事予定が反映しています。

教科と授業内容を入力する

自動着色機能

 「全校」「学年」で行う活動や特別教室を使う教科などに自動で着色するように設定できます。着色は単語に対して行うので、特定の単元や言葉を含むセルを目立たせることができます。

 「それだけで時短になるの?」と思うかもしれませんが、日付や曜日、行事予定の入力も1年分積み重ねていけば結構な時間になります。それがすでに出来上がっているのでプチ時短です。

授業入れ替え機能

 今回のバージョンアップの追加機能のひとつに、時間割チェンジ機能があります。週案の上の方にあるこのボタンを使うと便利です。

コピペをしたり上書き入力したりしなくても済む機能をつくりました

例えば、14日(火)の1時間目の理科と、15日(水)の2時間目家庭を入れ替える場合は次のように行います。
① 14日の理科という文字をクリックして、「この時間と(Ctrl+Q)」ボタンをクリック。
② 15日の家庭という文字をクリックして、「この時間を入れ替える(Ctrl+R)」ボタンをクリック。

これでこの2つコマが内容も含めてセットで入れ替わります。もちろん、慣れている人はショートカットとして、Ctrlキー+QやRを使ってもできます。

自動で時数集計

 どの教科を何時間実施したのかカウントします。カウントする教科の読み方は「設定」で変更することができます。指導内容等の部分は、入れておくと次年度への引継ぎ資料にもなります。

「見込み」は、全体の時数と実施時数の比から算出しています。

基本時間割機能で時短!

 最初の「設定」で紹介した「基本時間割」の機能を使用する場合は、「基本取得」をクリックするとその週の週案にとりあえず反映します。そこから必要に応じて変更をしていってください。また、特別教室等の割り当て情報も、このページに表示されますのでいちいち確認する手間が省けます。

基本時間割機能で時短!

他のファイルとの情報連携

 赤枠の部分は、他の週案作成ファイルから情報を取得して表示することができるスペースです。専科等の時間割や前学年の時間割を読み込めば、時間割作成が少し効率よくできるようになります。

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週案から「時間割」に自動反映

 二刀流システムの一番のウリは、週案を作成した時点で配付用に時間割もかなりできあがっているというところです。今回のバージョンアップでは、1ファイル1学級で作業できるようにしたため、「読み取り専用」になって仕事が進まないという問題を解決しています。さて、詳しい紹介を始める前に、設定について簡単に説明します。実際は10秒もあれば終わることです。

簡単な設定(文言・着色設定)

 ここで必ず設定するものは、時間割タイトルと時程です。時程を載せない場合は空欄にしてください。さらに、週案同様に自動で着色する機能があります。ご自分の学級に関係のあるところや、目立たせたいワードを指定してください。

時間割を作ろう!

 時間割1学期のタブを開くと、週案に打ち込んであるデータが下の方に反映しています。『「週案」を反映』をクリックすると上の方の時間割と持ち物にまるごとコピペされます。先に紹介したように、「1組」に関係るするところが赤太字下線つきになっています。こういう部分に気を付けながら時間割で変更する部分を直接上書きしていけばOKです。

さらに便利な入れ替え機能!

 高学年になれば、理科室や家庭科室、さらには専科などで他の学級と重ならないように授業を移動することが増えます。その場合、コピペしたり上書きしたりするのですがこれが結構な手間なんです。このシステムでは、時間割上で授業を入れ替えるのもクリックで解決できるようになっています。

週案時間割
「週案」を反映した配付用時間割

便利な機能…時数変更チェック表&確認事項

 自分の学級に関係するところに着色したり、変更したところに分かりやすく色をつけたりすることができます。週案を反映すると、「週案」と「学級」の時数がチェック表に入ります。変更をすると差異が出ますので何度も数え直す必要がありません。なお、単語を数えているため、分数の表記を削除したり、学活をクリスマス会とするなど、学年と学級で異なる表記をしたりする場合は、時数の差異が0にならないこともあります。時間割作成上担任が把握していればいいので必ず0にしなくても問題はありません。

 確認事項のところには、週案で入力したものが表示されています。

複数のクラス(先生)で同時に使える

 今までの週案・時間割作成 二刀流システムでは、ひとつのExcelファイルを共有して使っていました。そのため同時に仕事を進めることができず、読み取り専用で開いたり、名前を付けて保存をして後からコピペをして戻すなどという作業が必要でした。作業効率が悪く、あと一歩・・・というところでしたが、今回はこの問題を解決しています。

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【子クラス版】時間割作成システム二刀流

 使い方は二刀流システムと同じです。最初に週案データの読込元を設定します。「設定」のタブを開くと、詳しい説明が書いてありますので、その手順に沿って進めてください。親データとのリンクが終われば、最低限必要な設定は「時間割タイトル」だけです。あとは、お好みに応じて着色機能をご利用ください。

USBなどで持ち出して仕事をする場合

 親学級のデータとのリンクができない環境で作業する場合は、最後にリンクできたときの情報が残ります。そして、再度アクセス可能な環境になったときに、最新のデータに上書きされます。親学級のファイル名や保存場所が変更された場合は、再度読込元を変更します。なお、データを上書きしても、参照する情報が更新されるだけですので、自分が作成した時間割の部分は消えません。で心してご利用ください。

自宅で作業するときなどは、Excelを立ち上げたときに出る次のダイアログで「更新しない」を選択するといいです。

リンクの編集で読込元の変更ファイルを間違えた場合は、下のようなダイアログが表示されます。ここはOKをしてダイアログを閉じ、保存しないで終了してやり直してください。まちがえて保存してしまった場合は、慌てず、リンクの編集で正しいファイルに再設定すると、ほとんどの場合は問題なく読み込めるはずです。

 リンク元ファイルが無い状態で更新した場合は、最後に情報を読み込んだ状態のままになります。削除されて空白になるといったような変化はありません。

 今まで使用していただいて、大きなトラブルの話は聞いていません。しかし、ファイルをうっかり削除してしまったり、何らかの原因でアクセスできなくなったりすることはデジタルデータの弱点でもあります。時々、別のフォルダ(できれば他のドライブ)にバックアップしておくことをおすすめします。

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